Datenschutzinformation gem. Art. 13 & 14 DS-GVO für Interessenten, Mieter und Geschäftspartner

Im Rahmen der Bestimmungen der DS-GVO informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen

Art der Datenkategorien und Herkunft der Daten

Wenn wir mit Ihnen im geschäftlichen Kontakt stehen, verarbeiten wir diejenigen Informationen, die wir im Zusammenhang mit einer Vertragsanbahnung oder -erfüllung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person bzw. Personen Ihres Unternehmens sein (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.) oder Informationen, die zur Ausübung des Mietvertrags oder als vorvertragliche Maßnahme notwendig sind (Kontoverbindung, Einkommensnachweise etc.). Ihre Daten erhalten wir z.B. im Rahmen der Kontaktaufnahme, durch Stammdatenerfassungsbogen, Schriftverkehr, telefonische oder mündliche Angaben, Visitenkarten. Sofern wir Ihre Daten nicht direkt bei Ihnen erheben, verarbeiten wir personenbezogene Informationen nur aus öffentlich zugänglichen Quellen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung Dauer der Datenspeicherung:

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen sofern diese für eine Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Sollte Angabe personenbezogener Daten für die Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses (Mietvertrag oder Vertrag im Rahmen eines Geschäftsverhältnisses) oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sein, ist eine Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig. Soweit Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe an Dritte, Auswertung für Marketingzwecke, werbliche Ansprache etc.), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden. Auch verarbeiten wir – sofern erforderlich und gesetzlich zulässig – Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung eigener rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs.1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten gemäß Art. 6 Abs. 1lit. f DSGVO. Sollte dies gesetzlich vorgeschrieben sein, werden wir Sie in dem Fall unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren.

Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten – soweit erforderlich – für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies betrifft u.a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages. Im Rahmen eines Mietvertrags werden für die vorvertragliche Maßnahme (Bewerbungsverfahren) die Daten bis zu drei Monate aufbewahrt. Auf Basis eines Mietvertrags werden die Daten bis zur Beendigung des Mietverhältnisses aufbewahrt. Darüber hinaus müssen wir Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren: wir unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. In der Regel betragen die dort vorgeschriebenen Fristen zwei bis zehn Jahre. Die Speicherdauer richtet sich auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Datenweitergabe und Übermittlung in ein Drittland

In bestimmten Fällen müssen wir auf Basis des Mietvertrags oder der Geschäftsbeziehung Ihre personenbezogenen Daten Dritten offenlegen, etwa an unsere Bank, wenn Sie eine Kostenerstattung erhalten, an die Post, wenn wir per Brief mit Ihnen kommunizieren oder im Rahmen des Mietverhältnisses an die Hausverwaltung bzgl. Reparaturaufträge. Ansonsten geben wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO,zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, bei dem kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben. Für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht (bzgl. des Mietvertrags an die Stadt Wiesbaden, das Jobcenter Sozialamt, die Wohnungsbindungsstelle etc.), sowie dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung des Mietvertrags mit Ihnen erforderlich ist (z. B. Energieversorger ESWE Versorgungs AG), welchen Ihre Daten ebenfalls weitergegeben.

Sollten wir Dienstleister einsetzen, die in unserem Auftrag weisungsgebunden Ihre Daten für uns verarbeiten, so haben wir einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung getroffen. Unsere Administratoren und Auftragsverarbeiter haben technisch notwendig die Möglichkeit, auf mittels IT verarbeitete Daten zuzugreifen. Diese sind strikt an unsere Weisungen gebunden und dürfen die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten (z. B. IT- Dienstleister). Ihre Daten werden durch uns oder in unserem Auftrag ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO zur Begründung, Erfüllung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie für vorvertragliche Maßnahmen. Für den Fall, dass wir zukünftig diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren bzw. Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.